수금 관리 방법, 엑셀 수금표로 할 일과 청구스에 맡길 일

월말이면 통장 앱을 열어 입금을 한 줄씩 보고, 엑셀 수금표에 동그라미를 치고, 안 들어온 거래처에 전화를 돌리시죠. 그런데도 “이 돈 지난달 건인가, 이번 달 건인가?”에서 꼭 한 번은 멈추게 돼요. 😮‍💨

수금 관리는 청구 → 입금 확인 → 미납 안내 → 장기 미수 판단, 네 단계예요. 결제기한을 정해 둔 돈은 그 날이 지나면 바로 늦은 돈이 되니까, 수금표의 중심은 금액이 아니라 날짜입니다. 이 글은 네 단계 중 엑셀로 해도 되는 일과 청구스 같은 도구에 맡길 수 있는 일을 나눠 봐요.

수금이란 무엇이고, 경리는 어디까지 하나요? 💰

수금은 팔고 나서 받을 돈을 실제로 거둬들이는 일이에요. 매출이 장부에 올라간 순간이 끝이 아니라, 그 돈이 통장에 들어와 청구 건과 짝이 맞을 때 비로소 끝납니다.

택배로 비유하면 쉬워요. 청구서 발송은 “보냈어요”, 입금 확인은 “도착했어요”예요. 도착 안 한 상자를 추적하는 게 미납 안내이고, 끝내 안 오는 상자를 어떻게 처리할지 정하는 게 장기 미수 판단입니다. 📦

단계	하는 일	놓치면 생기는 일
① 청구	청구서·세금계산서를 보내고 결제기한을 정해요	기한이 없으면 언제부터 늦은 건지 다툼이 생겨요
② 입금 확인	통장 입금을 어느 청구 건 돈인지 맞춰요	받은 돈을 미수로 남기거나 반대로 지워요
③ 미납 안내	기한이 지난 건에 결제를 요청해요	연락이 늦을수록 받는 날도 늦어져요
④ 장기 미수 판단	내용증명·회수 의뢰 등 다음 수단을 정해요	소멸시효가 지나 받을 권리를 잃을 수 있어요

네 단계 중 가장 먼저 정해야 하는 건 ①의 결제기한이에요. 왜 그런지 바로 볼게요.

수금일이 지나면 언제부터 늦은 돈인가요? 📅

결제기한을 정했다면 그 날이 지나면 바로 늦은 돈이에요. 민법 제387조 제1항은 확정한 기한이 있으면 기한이 도래한 때부터 지체책임이 있다고 정해요. 기한을 정하지 않았다면 같은 조 제2항에 따라 이행청구를 받은 때부터 지체가 됩니다.

그래서 청구서에 결제기한 한 줄이 있느냐 없느냐로 출발선이 달라져요.

받을 권리에도 유효기간이 있어요. 상인이 판 상품의 대가는 3년(민법 제163조 제6호), 그 밖의 상행위 채권은 원칙 5년(상법 제64조)이 지나면 소멸시효가 완성될 수 있습니다. 독촉 문자나 내용증명 같은 최고는 6개월 안에 소송·지급명령·가압류 등으로 이어가야 시효를 멈추는 효력이 생겨요(민법 제174조). ⏳

날짜를 정했으면 이제 그 날짜를 매일 들여다볼 장부가 필요하죠. 엑셀 수금표부터 볼게요.

엑셀 수금표에는 무엇을 적어야 하나요? 🗂️

엑셀 수금표는 결제기한과 다음 연락일이 있어야 비로소 수금표예요. 청구일·금액만 있는 표는 매출 목록이라서, 오늘 누구에게 연락해야 하는지 알려 주지 못합니다.

꼭 둘 칸은 이렇게 열 개예요.

• 청구번호, 거래처명과 사업자번호(비슷한 이름의 거래처 구분용)
• 청구일, 결제기한, 청구액
• 입금일, 입금액, 잔액
• 다음 연락일, 약속 메모(예: “10/20 절반 입금 약속, 김 과장”)

가상 예시로 10월 12일 아침에 수금표를 열었다고 해 볼게요.

이 표에서 사람이 매일 하는 일은 두 가지예요. 통장 입금을 보고 입금액·잔액 칸을 채우는 일, 그리고 결제기한이 지난 줄을 골라 연락하는 일이죠. 건수가 적을 땐 10분이면 끝나지만, 건수와 담당자가 늘면 이 두 칸이 가장 먼저 밀립니다. 🧮

그런데 위 표의 다온테크처럼 일부만 들어온 돈은 어떻게 적어야 할까요?

거래처가 일부만 보내면 어느 청구서에 붙이나요? 🧩

거래처가 어느 건인지 정해서 보냈다면 그 건에 붙여요. 민법 제476조는 갚는 쪽(변제자)이 먼저 충당할 채무를 지정할 수 있고, 지정하지 않으면 받는 쪽이 지정할 수 있다고 정해요. 이렇게 “받은 돈을 어느 빚에 쓴 것으로 칠지” 정하는 걸 변제충당이라고 합니다.

둘 다 정하지 않았다면 민법 제477조의 순서를 따라요.

1. 기한이 지난 채무와 아직 안 된 채무가 섞여 있으면 기한이 지난 쪽부터
2. 모두 기한이 지났거나 모두 안 됐으면 채무자에게 변제이익이 많은 쪽부터
3. 변제이익이 같으면 기한이 먼저 온 쪽부터
4. 그것도 같으면 금액에 비례해서 나눠요

같은 청구 건 안에서는 비용 → 이자 → 원금 순서로 충당해요(민법 제479조). 그래서 지연이자를 함께 청구하고 있었다면 입금액 전부가 원금에서 빠지지 않을 수 있어요.

여기까지가 수금의 규칙이에요. 이제 같은 일을 엑셀로 할 때와 청구스에 맡길 때 무엇이 달라지는지 단계별로 비교해 볼게요.

엑셀 수금표와 청구스는 단계마다 무엇이 다른가요? ⚖️

가장 큰 차이는 ② 입금 확인과 ③ 미납 안내를 누가 먼저 하느냐예요. 엑셀에서는 사람이 통장을 열어야 시작되고, 청구스에서는 조건이 맞으면 도구가 먼저 처리하고 사람은 예외만 봅니다. 아래 청구스 칸은 공식 사용 가이드에 적힌 동작이에요.

자동 수납 조건은 꼭 알고 쓰셔야 해요. 공식 가이드상 일반 계좌 입금은 아래 네 가지를 모두 만족할 때만 자동으로 붙습니다.

• 입금자명(적요)이 고객명·대표자명·등록해 둔 입금 감지 적요 중 하나와 정확히 같을 것(띄어쓰기와 “(주)” 표기는 빼고 비교)
• 입금액이 청구서 미수액과 맞을 것
• 청구서에 적은 입금계좌로 같은 통화로 들어올 것
• 청구일 이후에 들어온 입금일 것

같은 거래처에 같은 금액 청구서가 여러 건이면 팀 설정의 우선순위를 따르고, 가이드는 “가장 오래된 청구서 우선”을 권장해요. 기한이 먼저 온 채무부터 갚은 것으로 보는 민법 제477조 제3호의 방향과 같은 쪽입니다. 고객이 줄임말이나 대표자 개인 이름으로 보내는 경우는 그 이름을 입금 감지 적요에 한 번 등록해 두면 다음부터 자동 수납 대상이 돼요.

입금이 청구 건에 어떻게 붙는지 화면 흐름은 청구스 입금 확인·연체 알림 흐름에서 볼 수 있어요.

그렇다고 수금이 전부 자동이 되는 건 아니에요. 남는 일을 정확히 적어 둘게요.

청구스가 대신하지 않는 수금 업무는 무엇인가요? ✅

일부·합산 입금의 최종 확인, 거래처와의 협상, 회수 수단의 결정은 계속 사람 몫이에요. 청구스는 청구·입금 확인·연체 알림의 반복을 맡는 도구이고, 판단이 필요한 자리는 담당자에게 넘깁니다.

회수 의뢰는 공식 가이드상 신용조사와 착수금이 무료이고, 회수에 성공한 경우에만 14% 고정 수수료가 붙어요. 다만 의뢰가 회수를 보장하지는 않고, 제품 안에 “추심 실패”도 정식 상태로 있어요. 오래된 미수금을 넘길 시점은 계약 조건과 거래처 관계를 보고 회사가 정합니다.

엑셀로 충분한 회사, 청구스가 맞는 회사는? 🧭

청구 건수와 담당자 수가 기준이에요. 매달 청구가 적고 한 사람이 처음부터 끝까지 맡는다면 엑셀 수금표로도 충분해요. 건수가 늘거나 영업·경리가 청구를 나눠 한다면 ②·③ 단계를 맡기는 쪽이 덜 놓칩니다.

2026년 10월 12일 공개 요금 기준으로 청구스 베이직은 연 결제 시 월 30,000원(VAT 별도)에 사용자 3명·연 240건이고, 월 평균 20건 이하에 권장돼요. 프로는 연 결제 시 월 95,000원(VAT 별도)에 사용자 제한이 없고 연 1,200건까지예요. 월 25건이면 연 300건이라 베이직 상한을 넘으니 건수부터 세어 보세요. 💡

참고로 청구스가 공개한 도입사 세 곳의 실측에서는 30일 이상 연체 건이 36건에서 6건으로 줄었어요. 업종과 거래 구조에 따라 결과는 달라질 수 있으니, 우리 회사 수금표의 지난 석 달 연체 건수와 비교해 보는 것이 가장 정확한 판단입니다.

청구스는 청구서 발행·입금 확인·연체 알림·회수를 한 흐름으로 자동화하는 B2B 매출채권·미수금 관리 SaaS입니다.

엑셀 수금표에서 청구스로 옮길 때 순서는? 🚚

거래처별 총액 한 줄이 아니라 청구 건별 잔액으로, 지금 받을 돈부터 옮기면 돼요. 총액만 넣으면 일부 입금이 어느 건을 줄였는지, 어느 건의 결제기한이 먼저였는지를 나중에 설명할 수 없거든요.

옮기기 전에 원래 엑셀은 그대로 두고 작업용 사본에서 아래 여섯 칸을 맞춰 두세요.

옮기는 순서는 네 묶음으로 나누면 깔끔해요.

1. 결제기한이 지났고 잔액이 확정된 건 — 바로 안내 대상이에요.
2. 다음 30일 안에 청구할 반복 거래 — 새 화면에서 첫 청구를 시험해 볼 수 있어요.
3. 거래처가 금액·품질을 다투는 건 — 자동 안내에서 빼고 증빙부터 정리해요.
4. 이미 다 받은 과거 거래 — 조회가 필요할 때 나중에 넣어요.

등록이 끝나면 성공·실패 건수를 먼저 확인하세요. 실패한 건만 고쳐 다시 올리고, 전체 파일을 통째로 다시 올리면 같은 청구서가 두 번 생길 수 있어요.

또 하나, 저장과 발송은 다른 단계예요. 반복 청구도 자동 발송을 꺼 두면 청구서만 만들어지고 거래처에는 아무것도 가지 않아요. 첫 주에는 아래 순서로 한 건을 끝까지 흘려보낸 뒤 넓히는 편이 안전합니다.

장기 연체 100건에 안내를 한꺼번에 먼저 보내지 마세요. 잔액이 하나라도 틀리면 거래처 신뢰를 한 번에 잃습니다. 1건, 10건, 30건 순으로 넓히세요.

📎 다른 매체에서 함께 보면 좋은 글

• 변제충당 순서, 일부 입금 후 청구 잔액을 다시 계산하는 법 — 받을권리지키미. 이 글이 일부 입금을 어느 청구서에 붙일지까지라면, 그 글은 비용·이자·원금 순서로 잔액을 다시 계산하는 방법을 예시로 보여 줘요. 지급명령 전 청구액을 정리할 때 함께 읽어 두면 좋아요.
• 물품대금 지연이자, 약정이 없어도 연 6%는 받습니다 — 청구스 공식 블로그. 결제기한이 지난 뒤 붙는 연 6%와 소송 뒤 연 12%의 차이를 표로 정리한 글이에요. 늦은 돈에 이자까지 청구할지 고민될 때 참고하세요.

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자주 묻는 질문

수금이란 무슨 뜻인가요?

물건이나 용역을 팔고 받을 돈을 실제로 거둬들이는 일이에요. 경리 실무에서는 청구서 발송부터 입금 확인, 안 들어온 건 안내, 오래된 미수 판단까지 한 묶음으로 봅니다.

수금일이 지나면 언제부터 늦은 돈인가요?

결제기한을 정했다면 그 날이 지나면 바로 지체예요(민법 제387조 제1항). 기한을 정하지 않았다면 청구를 받은 때부터 지체가 됩니다(같은 조 제2항).

엑셀 수금표에는 어떤 칸이 꼭 있어야 하나요?

청구번호, 거래처와 사업자번호, 청구일, 결제기한, 청구액, 입금일, 입금액, 잔액, 다음 연락일, 약속 메모예요. 결제기한과 다음 연락일이 없으면 수금표가 아니라 매출 목록이 됩니다.

거래처가 일부만 입금하면 어느 청구서에 붙이나요?

거래처가 정해 주면 그 건에 붙여요. 정하지 않으면 받는 쪽이 정해 알릴 수 있고, 둘 다 없으면 민법 제477조 순서를 따릅니다. 실무에서는 거래처에 어느 건인지 한 줄 확인받는 게 가장 깔끔해요.

청구스는 입금을 실시간으로 확인하나요?

기본은 오전 7시부터 오후 10시까지 60분마다 은행 내역을 자동으로 불러와요. 바로 확인이 필요하면 실시간 조회 버튼으로 그 시점까지의 내역을 불러옵니다.

청구스는 일부 입금도 자동으로 맞춰 주나요?

자동 수납은 입금액이 청구서 미수액과 맞고 입금자명 조건도 맞을 때만 돼요. 일부 입금은 AI 추천이나 직접 선택으로 담당자가 수납 금액을 정해 처리합니다.

수금 관리 프로그램은 거래처가 몇 곳일 때부터 필요할까요?

건수가 기준이에요. 매달 청구가 20건 안쪽이고 담당자가 한 명이면 엑셀 수금표로도 버틸 수 있어요. 건수가 늘거나 담당자가 둘 이상이면 입금 확인과 미납 안내를 맡기는 쪽이 덜 놓칩니다.

출처

1. 청구스 사용 가이드 — 입출금 내역에서 입금을 확인하고 수납하는 방법(자동 조회 시간·실시간 조회), 2026-10-12 확인
2. 청구스 사용 가이드 — 입금 자동 수납과 AI 추천 수납은 어떻게 동작하나요, 2026-10-12 확인
3. 청구스 사용 가이드 — 자동화를 시작하면 무슨 일이 일어나나요, 2026-10-12 확인
4. 청구스 사용 가이드 — 연체가 나면 어떤 순서로 알림이 가는지 정하는 방법(연체 프로세스), 2026-10-12 확인
5. 청구스 사용 가이드 — 못 받은 돈을 회수 의뢰하는 방법(신용조사·추심), 2026-10-12 확인
6. 청구스 — 요금 안내(베이직·프로), 2026-10-12 확인
7. 민법 제387조(이행기와 이행지체)
8. 민법 제476조(지정변제충당)·제477조(법정변제충당)·제479조(비용, 이자, 원본에 대한 변제충당의 순서)
9. 민법 제379조(법정이율)·상법 제54조(상사법정이율)
10. 민법 제163조(3년의 단기소멸시효)·제174조(최고와 시효중단), 상법 제64조(상사시효)

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• 📌 거래처원장 잔액이 세금계산서와 안 맞나요 — 원인 6가지와 맞추는 순서
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