지출결의서는 돈을 쓸 이유와 내부 승인을, 회계전표는 거래의 장부 기록을, 영수증 등 외부 증빙은 거래 사실을 확인하는 데 씁니다. 결재가 끝났다고 세 역할이 한꺼번에 끝나는 건 아니에요. “승인은 받았는데 회계팀이 왜 다시 돌려보내지?” 싶었다면 이 구분부터 확인해 보세요.
📌 지출결의서와 회계전표는 무엇이 다른가요?
지출결의서는 내부적으로 지출 목적과 금액을 확인·승인하는 문서이고, 회계전표는 거래일·계정과목·차변과 대변 등을 기록하는 단위예요. 회사에 따라 결의서에 전표 기능을 합치거나, 결재한 데이터를 회계시스템으로 넘기기도 합니다.
| 구분 | 확인하는 질문 | 주로 연결할 자료 |
|---|---|---|
| 지출결의서 | 왜, 누구에게, 얼마를 지급하나요? | 요청 내역·계약·승인 기록 |
| 회계전표 | 어느 날짜, 어느 계정에 기록하나요? | 거래 내용·금액·상대 계정 |
| 외부 증빙 | 실제로 무엇을 누구에게서 샀나요? | 세금계산서·계산서·카드전표 등 |
| 지급 기록 | 실제 돈은 언제 나갔나요? | 이체 결과·카드 결제 내역 |
문서를 여행에 비유하면 결의서는 허가서, 전표는 여행 경비 장부, 영수증은 실제 결제 흔적이에요. 다만 실제 회사에서는 이 자료가 한 화면에 합쳐질 수 있으므로 “결의서는 무조건 사전, 전표는 무조건 사후”라고 문서 이름만으로 판단하지 마세요.
🧾 결재를 받았는데 왜 증빙을 다시 요구하나요?
내부 결재권자는 지출을 승인하지만, 거래처가 발급해야 할 서류까지 만들어 주지는 못해요. 법인세법 제116조는 거래 관련 증명서류의 작성·수취·보관과 특정 지출증명서류의 수취 의무를 나누어 정합니다.
법인이 법에서 정한 사업자에게 재화·용역의 대가를 지급하면 원칙적으로 카드 매출전표, 현금영수증, 세금계산서, 계산서 중 해당 서류를 받아 보관해야 해요. 계좌이체 내역은 지급 확인에 중요하지만, 그 목록의 서류를 자동으로 대신하지는 않습니다.
시행령 제158조는 부가세를 포함한 건당 거래금액 3만원 이하 등 예외를 둡니다. 이 예외를 “아무 증빙도 필요 없다”로 넓히면 안 돼요. 기업업무추진비처럼 별도 요건이 있는 지출은 접대비 증빙과 한도도 함께 확인하세요.
🧮 22만원을 먼저 보냈는데 19만원만 썼다면요?
미리 보낸 돈은 실제 사용 내역과 남은 돈을 확인해야 정산이 닫혀요. 아래는 직원에게 업무용 물품 구입비를 선지급한 가상 사례입니다. 부가세 공제나 개별 계정 선택을 계산하는 예시는 아니에요.
| 확인 순서 | 금액 | 근거 |
|---|---|---|
| 승인·선지급 | 220,000원 | 지출 승인과 직원 이체 내역 |
| 실제 사용 | 190,000원 | 업무 관련 구입 내역과 증빙 |
| 남은 돈 반환 | 30,000원 | 직원이 회사에 반환한 입금 내역 |
| 정산 후 미확인 차액 | 0원 | 220,000 − 190,000 − 30,000 |
이때 22만원을 전부 실제 구입비로 확정하거나, 반환된 3만원을 새 매출로 잡으면 거래의 성격이 흐려져요. 선지급 때 사용한 임시 계정과 정산 전표를 연결해 잔액이 정리됐는지 확인하세요. 계정과목과 분개는 전표 기록의 기본 원리에서 먼저 익힐 수 있어요.
📅 지출결의서의 결재일에 비용을 잡으면 되나요?
결재일은 내부 승인이 끝난 날이지 모든 거래의 손익 귀속일은 아니에요. 법인세법 제40조는 익금과 손금이 확정된 날이 속하는 사업연도를 기준으로 하므로, 결재일 한 칸만 보고 세무상 귀속을 정하면 안 됩니다.
예를 들어 물건을 받기 전에 대금을 승인·지급한 거래와, 물건을 이미 받고 대금만 나중에 지급한 거래는 상황이 다릅니다. 입금·출금일뿐 아니라 실제 공급과 정산 내역, 회사가 적용하는 회계기준을 같이 확인하세요.
작성 양식에는 최소한 문서번호, 거래처·수령인, 업무 목적, 실제 거래일, 승인액, 실제 지급액, 증빙 종류·번호, 전표번호를 연결해 두면 좋아요. 이는 모든 회사에 동일한 법정 양식을 요구하는 목록이 아니라 누락을 줄이는 실무 확인표입니다.
✅ 반려를 줄이려면 제출 전에 무엇을 맞추나요?
승인 문서와 실제 증빙의 거래처·금액·목적이 이어지고, 같은 거래를 이미 정산했는지 확인하면 중복 지급과 설명 누락을 줄일 수 있어요. 거래를 한 번 읽은 사람이 원래 요청까지 되짚을 수 있게 만드는 것이 핵심입니다.
- 거래처명과 실제 돈을 받는 사람이 다른 이유가 설명돼 있나요?
- 승인액·실제 사용액·반환액의 차이가 남아 있나요?
- 거래일·결재일·지급일을 한 날짜로 뭉치지 않았나요?
- 카드전표와 세금계산서를 각각 별도 비용으로 두 번 잡지 않았나요?
- 해당 전표에서 원래 승인 문서와 증빙을 다시 찾을 수 있나요?
받을 돈을 맞출 때도 문서상의 청구액과 실제 입금을 구분하는 원리는 같습니다. 거래처원장 잔액 대사가 그 다음 실무예요. 청구와 입금 확인을 이어 관리하는 청구스를 검토할 때도 지출 승인 업무와 매출채권 관리의 역할을 구분해 보세요.
자주 묻는 질문
지출결의서와 전표는 꼭 두 장이어야 하나요?
양식은 회사마다 다릅니다. 한 문서나 시스템 안에 합쳐져도 승인·회계 기록·거래 증빙 확인이라는 역할은 각각 남아야 해요.
결재가 끝났다면 영수증 없이 제출해도 되나요?
내부 결재가 외부 증빙을 대신하지는 않습니다. 법인세법 제116조와 시행령 제158조에 따른 수취 대상·예외를 확인하세요.
3만원 이하는 기록을 남기지 않아도 되나요?
특정 증명서류 수취 예외와 거래 관련 자료를 남기는 일은 달라요. 금액이 작아도 실제 사업 관련 지출임을 설명할 자료는 챙겨야 합니다.
선지급액과 실제 사용액이 다르면 오류인가요?
반드시 오류는 아니에요. 실제 사용액과 반환액을 기록해 차이가 설명되고 미정산 잔액이 남는지 확인하면 됩니다.
계좌이체 확인증만 있으면 비용 처리가 끝나나요?
지급 사실과 거래 내용, 필요한 증빙, 세무상 비용 인정은 서로 다른 확인 사항입니다. 이체 내역만으로 모두 충족했다고 판단하지 마세요.
결재일과 지급일 중 어느 날짜를 쓰나요?
둘을 구분해 기록하세요. 거래 귀속은 거래 내용과 적용 기준으로 판단하고, 법인세법 제40조의 손익 확정 시점도 확인해야 합니다.