급여명세서 발급, 안 하면 과태료인가요 — 임금명세서 기재사항 6가지

급여명세서는 임금을 줄 때마다 반드시 교부해야 하는 법정 서류예요. 근로기준법 제48조 제2항이 2021년 11월 19일부터 시행되면서, 명세서를 주지 않거나 항목을 빠뜨리면 과태료가 붙습니다.

“우리는 급여이체 내역만 보내는데 괜찮을까요?” 이 질문을 받으신 적 있다면 지금 바로 확인하셔야 해요. 이체 확인증은 명세서가 아니거든요. 3분이면 무엇을 적어야 하는지 정리됩니다. 🙂

---

급여명세서를 꼭 줘야 하나요 📄

줘야 합니다. 근로기준법 제48조 제2항은 “사용자는 임금을 지급하는 때에는 근로자에게 임금의 구성항목·계산방법, 제43조 제1항 단서에 따라 임금의 일부를 공제한 경우의 내역 등 대통령령으로 정하는 사항을 적은 임금명세서를 서면으로 교부하여야 한다”고 정하고 있어요.

이 조항은 2021년 5월 18일 법률 제18176호로 신설됐고, 2021년 11월 19일부터 시행 중이에요. 같은 날 시행령 제27조의2도 신설되면서 무엇을 적어야 하는지가 함께 정해졌습니다.

여기서 이름부터 정리하고 갈게요. 실무에서 부르는 급여명세서·월급명세서·급여내역서는 모두 같은 서류를 가리키는 말이고, 법이 쓰는 이름은 임금명세서 예요. 서식 이름을 뭐라고 붙이든 6가지 항목만 들어 있으면 됩니다.

📌 급여 이체확인증이나 통장 입금 문자는 명세서가 아니에요. 구성항목과 공제내역이 없으니까요.

5인 미만 사업장도 줘야 하나요 🏢

줘야 합니다. 근로기준법에는 상시 5명 미만 사업장에 적용을 빼 주는 조항이 여럿 있는데, 제48조는 거기에 들어가지 않아요.

근거는 근로기준법 시행령 별표 1 입니다. 이 표는 “상시 4명 이하의 근로자를 사용하는 사업 또는 사업장에 적용하는 법 규정”을 장별로 나열하는데, 제3장 임금 칸에 “제43조부터 제45조까지의 규정, 제47조부터 제49조까지의 규정”이라고 적혀 있어요. 제48조가 그 안에 있습니다.

같은 별표의 제12장 벌칙 칸에는 제107조부터 제116조까지가 들어 있어요. 과태료 조항도 함께 적용된다는 뜻이에요.

⚠️ 직원이 1명이어도 근로자를 쓰는 순간 대상이에요. 아르바이트·일용직·수습도 근로자라면 마찬가지입니다.

그럼 무엇을 적어야 할까요? 조문이 여섯 줄로 정해 두었습니다.

급여명세서에 반드시 들어가야 할 항목은 무엇인가요 📝

근로기준법 시행령 제27조의2가 6가지를 정하고 있어요. 하나라도 빠지면 기재사항 누락으로 과태료 대상이 됩니다.

🔴 여기서 꼭 짚어야 할 게 있어요. 임금명세서 기재사항에는 생략 규정이 없습니다. 뒤에서 볼 임금대장에는 일용근로자와 4명 이하 사업장을 위한 생략 조항이 붙어 있는데, 제27조의2에는 그런 단서가 아예 없어요.

시중 자료 중에는 임금대장의 생략 규정을 명세서에 그대로 옮겨 적은 것이 적지 않아요. 조문을 열어 보면 단서 없이 제6호에서 바로 끝납니다.

계산방법은 모든 항목에 다 적어야 하나요 🧮

아니에요. 시행령 제27조의2 제5호는 “임금의 구성항목별 금액이 출근일수·시간 등에 따라 달라지는 경우”에만 계산방법을 적으라고 정합니다. 매달 같은 금액이 나가는 항목은 계산식을 쓸 필요가 없어요.

실무에서 갈리는 지점을 정리하면 이렇습니다.

계산방법은 수식으로 정교하게 쓸 필요가 없어요. “연장근로 12시간 × 통상시급 14,354원 × 1.5 = 258,372원”처럼 금액이 나온 과정을 알아볼 수 있으면 됩니다. 통상시급을 어떻게 뽑는지는 통상임금 계산법에 정리해 두었어요.

중도 입사자의 첫 달 급여도 계산방법을 적어야 하는 항목이에요. 일수를 나누는 기준은 급여 일할계산 방법에서 확인하시면 됩니다.

✅ 연장·야간·휴일근로는 금액만 적으면 부족해요. 조문이 “그 시간 수를 포함한다”고 못 박아 두었습니다.

공제란에는 무엇까지 넣을 수 있나요 ✂️

법령 또는 단체협약에 근거가 있는 것만 넣을 수 있어요. 근로기준법 제43조 제1항은 “임금은 통화로 직접 근로자에게 그 전액을 지급하여야 한다”고 정하고, 단서에서 법령 또는 단체협약에 특별한 규정이 있는 경우 에만 일부 공제를 허용합니다.

시행령 제27조의2 제6호가 말하는 공제내역도 이 단서를 그대로 받은 것이에요. 즉 명세서 공제란은 “회사가 빼도 되는 것”의 목록이 아니라 “법이 빼도 된다고 한 것”의 목록입니다.

⚠️ 근로자 본인이 동의했더라도 법령·단체협약 근거가 없으면 임금 전액 지급 원칙에 어긋납니다. 대여금은 공제가 아니라 별도 채권으로 회수하는 쪽이 안전해요.

공제란 숫자가 어디서 나오는지 확인하려면 근로소득세 계산 방법과 4대보험료 계산 방법을 함께 보시면 돼요. 비과세로 빼는 식대·자가운전보조금 기준은 자가운전보조금·비과세 식대에 정리돼 있습니다.

급여명세서와 임금대장은 뭐가 다른가요 📚

같은 제48조에 나란히 있지만 완전히 다른 서류 예요. 하나는 회사가 만들어 보관하는 장부이고, 하나는 근로자에게 건네는 명세서입니다.

임금대장에만 있는 항목도 있어요. 고용 연월일, 종사하는 업무, 근로일수, 근로시간수는 대장에는 적지만 명세서 기재사항에는 없습니다.

📌 실무에서는 급여 프로그램이 대장과 명세서를 한 화면에서 뽑아 주니 같은 서류로 오해하기 쉬워요. 세무조사나 근로감독에서는 대장 3년 보존 을 따로 봅니다.

카카오톡으로 보내도 교부한 게 되나요 📱

됩니다. 제48조 제2항이 “서면(「전자문서 및 전자거래 기본법」 제2조 제1호에 따른 전자문서를 포함한다)“이라고 괄호를 열어 두었기 때문이에요.

전자문서법 제2조 제1호는 전자문서를 “정보처리시스템에 의하여 전자적 형태로 작성·변환되거나 송신·수신 또는 저장된 정보”로 정의합니다. 범위가 넓어요.

• 사내 인트라넷·급여 포털에 올리고 개인 계정으로 열어 보게 하는 방식
• 이메일로 PDF를 보내는 방식
• 문자·카카오톡으로 이미지나 링크를 보내는 방식

세 가지 모두 전자문서에 해당해요. 다만 근로자별로 자기 것만 볼 수 있어야 합니다. 전 직원 명세서를 한 파일로 묶어 단체방에 올리면 다른 사람의 임금 정보까지 노출돼 별개의 문제가 생겨요.

✅ 언제 누구에게 보냈는지 발송 기록을 남겨 두세요. 교부했다는 사실은 회사가 보여야 합니다.

안 주면 과태료가 얼마인가요 ⚠️

근로기준법 제116조 제2항 제2호가 제48조 위반을 500만원 이하의 과태료 대상으로 정하고, 실제 금액은 시행령 별표 7이 위반 유형과 차수로 나눠 놓았어요.

차수가 올라가는 기준을 오해하는 경우가 많아요. 별표 7 일반기준 가목은 “위반행위의 횟수에 따른 과태료의 가중된 부과기준은 최근 1년간 같은 위반행위로 과태료 부과처분을 받은 경우 에 적용한다”고 정합니다. 직원 수나 밀린 개월 수가 아니라 부과처분 이력 이 기준이에요.

줄어드는 길도 열려 있어요. 같은 일반기준 다목은 사소한 부주의나 오류로 생긴 경우, 시정·해소하려고 노력한 것이 인정되는 경우 등에 2분의 1 범위에서 감경 할 수 있다고 합니다. 다만 과태료를 체납 중인 사업장은 감경 대상이 아니에요.

📌 실무 순서는 이렇습니다. 근로감독이나 진정이 들어오면 대개 시정지시가 먼저 나가요. 그때 밀린 명세서를 소급해서 교부하고 발송 기록을 제출하는 것이 감경 사유가 됩니다.

만들 도구가 마땅치 않다면 고용노동부가 무료로 배포하는 임금명세서 작성 프로그램을 쓰셔도 돼요. 연장근로 가산수당과 세금·사회보험료 계산까지 들어 있습니다.

월급 300만원 직원의 명세서를 실제로 채워 보면 🧾

숫자를 넣어 볼게요. 기본급 260만원, 고정 식대 20만원, 9월에 연장근로 12시간을 한 직원 A씨의 2026년 9월분 명세서예요. 통상시급은 14,354원으로 계산했습니다.

여기서 실수가 자주 나는 지점이 둘 있어요. 첫째, 임금 총액에는 비과세 식대도 포함 됩니다. 총액은 세법상 과세표준이 아니라 지급한 임금의 합계예요.

둘째, 4대보험 공제액은 식대 20만원을 뺀 금액을 기준으로 계산해요. 그래서 명세서의 임금 총액과 보험료 산정 기준 금액이 서로 다릅니다. 이 차이를 명세서에 굳이 설명할 의무는 없지만, 문의가 들어올 때 대답할 수 있어야 해요.

매달 이 표를 손으로 채우고 계신다면, 청구서 쪽도 같은 방식으로 돌고 있을 가능성이 큽니다. 받을 돈이 기한을 넘겼을 때 알아서 안내가 나가는 구조를 한 번 보시면 비교가 됩니다.

실무에서 자주 틀리는 것 🚧

명세서 때문에 지적을 받는 사업장의 사유는 대체로 다섯 가지 안에 들어와요.

• 이체확인증으로 갈음 — 구성항목과 공제내역이 없어서 명세서가 아니에요.
• 연장수당 시간 수 누락 — 금액만 적고 시간을 빼면 제5호 위반이에요.
• 공제 합계만 표시 — 제6호는 항목별 금액과 총액을 모두 요구해요.
• 전 직원 명세서를 한 파일로 배포 — 교부는 되지만 타인의 임금 정보가 노출돼요.
• 일용직·아르바이트 제외 — 명세서에는 생략 규정이 없어요.

퇴사자 관련 서류와 헷갈리는 경우도 잦아요. 급여명세서는 매달 주는 것이고, 연말이나 퇴사 때 발급하는 원천징수영수증은 세법상 서류라 근거 법령 자체가 다릅니다. 연차수당을 정산해 지급했다면 그 달 명세서에도 구성항목으로 올라가야 해요(연차수당 계산 방법).

자주 묻는 질문 💬

Q. 급여명세서를 안 주면 바로 과태료가 나오나요?

근로기준법 제116조 제2항 제2호의 500만원 이하 과태료 대상이에요. 시행령 별표 7 기준으로 미교부 1차는 30만원이고, 실무에서는 시정지시가 먼저 나가는 경우가 많습니다.

Q. 직원이 3명인 사업장도 급여명세서를 줘야 하나요?

줘야 해요. 근로기준법 시행령 별표 1이 제3장 임금에서 제47조부터 제49조까지를 상시 4명 이하 사업장에도 적용한다고 적어 두었습니다.

Q. 급여명세서를 카카오톡으로 보내도 되나요?

됩니다. 제48조 제2항이 전자문서법 제2조 제1호의 전자문서를 서면에 포함시켜 두었어요. 다만 근로자별로 자기 명세서만 받아야 합니다.

Q. 기본급 하나뿐인데도 계산방법을 적어야 하나요?

아니에요. 시행령 제27조의2 제5호는 출근일수·시간 등에 따라 달라지는 항목만 계산방법을 적으라고 정합니다. 월 고정 기본급은 금액만 적으면 돼요.

Q. 임금대장과 급여명세서는 같은 서류인가요?

다른 서류예요. 임금대장은 회사가 작성해 3년 보존하는 장부이고(시행령 제22조 제1항 제2호), 임금명세서는 근로자에게 교부하는 서류입니다.

Q. 일용직에게도 급여명세서를 줘야 하나요?

줘야 해요. 임금대장에는 30일 미만 일용근로자 생략 규정이 있지만(시행령 제27조 제2항), 임금명세서 기재사항인 제27조의2에는 생략 규정이 없습니다.

Q. 직원이 낸 손해를 급여에서 빼도 되나요?

안 됩니다. 제43조 제1항 단서는 법령 또는 단체협약에 특별한 규정이 있을 때만 공제를 허용해요. 손해배상금은 별도로 청구해야 합니다.

Q. 과태료 2차·3차는 무엇을 기준으로 올라가나요?

시행령 별표 7 일반기준 가목에 따라 최근 1년간 같은 위반행위로 과태료 부과처분을 받은 경우에만 가중됩니다. 직원 수 기준이 아니에요.

Q. 명세서를 종이로만 주고 사본을 안 남겼는데 괜찮나요?

법이 명세서 보존을 직접 요구하지는 않아요. 다만 교부 사실을 다투게 되면 회사가 입증해야 하니 발송·수령 기록을 남겨 두시는 편이 안전합니다.

📎 다른 매체에서 함께 보면 좋은 글

• 사대보험계산기 2026 — 직원 1명 회사 부담금 얼마 (택스노트) — 명세서 공제란에 찍히는 건 근로자 부담분뿐이에요. 회사가 따로 내는 몫과 2026년 사업주 요율을 따로 계산해 둔 글입니다.

출처

1. 국가법령정보센터 — 근로기준법 제48조(임금대장 및 임금명세서)
2. 국가법령정보센터 — 근로기준법 시행령 제27조의2(임금명세서의 기재사항)
3. 국가법령정보센터 — 근로기준법 시행령 제27조(임금대장의 기재사항)
4. 국가법령정보센터 — 근로기준법 제43조(임금 지급), 제42조(계약 서류의 보존)
5. 국가법령정보센터 — 근로기준법 제116조(과태료)와 시행령 별표 7 과태료의 부과기준
6. 국가법령정보센터 — 근로기준법 시행령 제22조(보존 대상 서류 등)
7. 고용노동부 — 임금명세서 만들기(무료 작성 프로그램)

📌 같이 읽으면 좋은 글

• 📌 임금대장 작성, 월급 총액만 적으면 안 되나요?
• 📌 원천징수영수증 발급방법 — 홈택스 조회·보는 법 총정리 (2026)
• 📌 급여 일할계산 방법 — 중도 입·퇴사자 월급 계산 (2026)
• 📌 연차수당 계산 방법 — 발생일수·통상임금·촉진제도 (2026)
• 📌 근로계약서 미작성 벌금, 계약직·알바는 과태료만 내나요