청구 자동화를 알아보다가도 마지막에는 같은 질문으로 돌아옵니다. “그래서 엑셀보다 정말 싼가요?” 기능이 많다는 설명보다 우리 회사에서 한 달에 얼마를 아낄지가 궁금한 거죠.
정답은 월 청구 건수 하나로 나오지 않습니다. 청구서를 만드는 시간뿐 아니라 발송 확인, 입금 대사, 미납 목록 추리기, 거래처 연락까지 재야 해요. 이 글에서는 누구나 자기 숫자를 넣어 계산할 수 있게 식부터 만들었습니다.
청구 업무 비용은 어떻게 계산하나요? 🧮
먼저 청구 한 건을 끝내는 데 들어가는 일을 나눕니다. 작성과 발송만 재면 비용이 작아 보이고, 입금 확인과 미납 연락까지 넣으면 실제 시간이 나옵니다.
| 업무 | 건당 실측할 시간 | 놓치기 쉬운 구간 |
|---|---|---|
| 청구서 작성·검토 | 분 | 거래처별 금액·기한 수정 |
| 세금계산서·청구 알림 발송 | 분 | 수신 주소·수정본 확인 |
| 은행 입금 확인·대사 | 분 | 다른 이름·같은 금액·부분 입금 |
| 미납 목록 확인·안내 | 분 | 연락 대상 추리기·이력 남기기 |
계산식은 단순합니다.
월 청구 업무비 = 월 청구 건수 × 건당 총 처리시간 ÷ 60 × 시간당 인건비
시간당 인건비는 월급만 209시간으로 나누지 말고 회사가 실제 부담하는 값을 쓰는 편이 정확합니다. 사회보험 사업주 부담, 퇴직급여, 복리후생비를 포함해 내부에서 쓰는 원가가 있다면 그 수치를 넣으세요.
월 30건이면 실제로 얼마가 나오나요? 💰
가상 회사 A는 매달 청구 30건을 처리합니다. 청구서 작성과 발송 8분, 입금 확인 6분, 미납 확인과 연락 4분으로 건당 18분이 걸리고 시간당 인건비는 18,000원이라고 해볼게요.
- 현재: 30건 × 18분 ÷ 60 × 18,000원 = 162,000원
- 자동화 뒤: 30건 × 6분 ÷ 60 × 18,000원 = 54,000원
- 줄어드는 내부 시간비용: 108,000원
여기서 108,000원을 곧바로 이익이라고 보면 안 됩니다. 도구 요금, 초기 거래처 등록, 계좌·세금계산서 연동, 예외 처리 교육 시간을 빼야 해요.
반대로 계산에서 빠지기 쉬운 비용도 있습니다. 담당자가 통장을 확인하느라 다른 일을 중단하는 전환 비용, 휴가 때 대체 인력이 파일을 찾는 시간, 이미 입금한 거래처에 잘못 안내했을 때의 확인 시간이죠. 회사에서 반복되는 일이면 별도 항목으로 더하세요.
청구스 공개 요금과 비교하면 손익분기점은 어디인가요? 📊
2026년 9월 21일 공개 페이지 기준 청구스 베이직은 연 결제 시 월 30,000원(VAT 별도), 사용자 3명·연 240건입니다. 프로는 월 95,000원(VAT 별도), 사용자 10명·연 1,200건이에요.
| 가상 조건 | 수작업 월 비용 | 자동화 뒤 확인 비용 | 차이 | 먼저 비교할 요금제 |
|---|---|---|---|---|
| 월 15건·건당 12분·시급 18,000원 | 54,000원 | 27,000원 | 27,000원 | 베이직과 거의 같음 |
| 월 30건·건당 18분·시급 18,000원 | 162,000원 | 54,000원 | 108,000원 | 연 240건을 넘으므로 프로 검토 |
| 월 80건·건당 15분·시급 22,000원 | 440,000원 | 117,333원 | 322,667원 | 프로 범위 검토 |
두 번째 줄에서 중요한 함정이 있습니다. 월 30건이면 연 360건이라 베이직의 연 240건 상한을 넘습니다. 월 요금만 보고 베이직 3만원과 비교하면 잘못된 결론이 나와요. 사용자 수와 연 청구 건수 조건을 함께 봐야 합니다.
자동화 뒤에도 사람이 확인할 일은 무엇인가요? 🔎
청구 자동화는 사람을 없애는 일이 아니라 사람이 볼 목록을 줄이는 일입니다. 청구스 공개 자동화 프로세스 기준으로 자동 수납은 다음 네 조건을 모두 봅니다.
- 청구서에 지정한 계좌로 입금됐는지
- 미납 잔액과 정확히 같은 금액인지
- 청구일 이후에 들어온 돈인지
- 입금자명이 고객명·대표자명·등록한 적요와 맞는지
합산 입금, 분할 입금, 수수료를 뺀 입금, 같은 금액의 청구가 여러 건인 상황은 여전히 확인이 필요합니다. 입금자명이 다른 거래를 자동으로 붙이는 범위도 회사 통장 패턴과 함께 봐야 해요.
결제기한이 지나면 기본 흐름은 다음 날 첫 미납 안내, 이후 7일 주기 반복 안내입니다. 다만 금액 이의나 지급 약속 변경이 있다면 자동 안내를 그대로 두지 말고 담당자가 예외로 관리해야 합니다.
청구 자동화가 맞는 회사와 아닌 회사는 어떻게 가르나요? ✅
도입이 잘 맞는 회사는 청구 건수가 많은 회사라기보다 같은 건을 여러 화면에서 반복 확인하는 회사입니다.
| 질문 | 예라면 자동화 효과가 커짐 |
|---|---|
| 통장·메일·엑셀을 오가며 같은 청구를 두 번 이상 확인하나요? | 예 |
| 거래처명과 입금자명이 자주 다른가요? | 예 |
| 미납 연락 날짜를 담당자가 따로 기억하나요? | 예 |
| 휴가 때 다른 사람이 이어받기 어렵나요? | 예 |
| 매달 반복되는 청구가 있나요? | 예 |
반대로 월 청구가 적고 한 화면에서 끝나며 예외 입금이 거의 없다면 엑셀을 유지하는 편이 더 단순할 수 있습니다. 회계프로그램 6종을 장부와 받는 돈으로 나눈 비교처럼, 청구 자동화는 ERP를 바꾸는 일이 아니라 비어 있는 구간을 채우는 선택입니다.
도입 전에 2주만 무엇을 재면 되나요? ⏱️
결정 전 2주 동안 아래 다섯 숫자만 기록하세요.
- 청구 건수
- 청구서 작성·발송에 쓴 시간
- 통장 확인·입금 대사에 쓴 시간
- 미납 목록 확인·연락에 쓴 시간
- 자동으로 처리하기 어려운 예외 입금 건수
그다음 이 글의 계산식에 넣고, 현재 비용과 도입 뒤 예상 확인 비용의 차이를 냅니다. 예상값과 실제값은 구분해야 해요. 도입했다면 한 달 뒤 같은 항목을 다시 재서 판단을 고치면 됩니다.
직접 비교할 때는 청구스의 청구·입금 확인 자동화 흐름을 테스트 거래 한 건으로 먼저 확인해 보세요. 우리 회사의 예외 입금이 어디서 멈추는지까지 봐야 실제 절감 시간을 계산할 수 있습니다.
같이 읽으면 좋은 글 📚
- 경리프로그램, 어디까지 자동인가 — 청구스 화면으로 확인한 것과 한계 — 자동화가 멈추는 조건을 기능별로 확인할 수 있어요.
- 입금자명 달라도 자동 대사될까 — 청구스가 붙이는 입금, 남기는 입금 — 예외 입금 비율을 잴 때 기준이 됩니다.
- CMS자동이체로 거래처 대금 받을 수 있나요 — 출금동의가 먼저입니다 — 매달 같은 금액을 받는 회사가 청구 방식 자체를 바꿀 때 이어서 볼 글입니다.
자주 묻는 질문
홈페이지의 시간 절감 수치를 우리 회사 ROI로 써도 되나요?
청구스 홈페이지는 도입 고객사 집계로 주 6.4시간 절감 수치를 공개합니다. 다만 표본과 업무 구성은 우리 회사와 다를 수 있으므로 그대로 계산에 넣지 말고, 우리 회사의 2주 실측값을 기본으로 쓰세요.
자동화 뒤 건당 6분은 보장되는 값인가요?
아니요. 이 글의 6분은 계산 방법을 보여 주는 가상 조건입니다. 실제 확인 시간은 합산·분할 입금 비율, 담당자 수, 거래처 정보 품질에 따라 달라집니다.
ROI가 플러스면 바로 도입해도 되나요?
금액 외에 거래처 경험과 내부 통제도 확인해야 합니다. 잘못된 미납 안내를 멈추는 절차, 담당자 권한, 수정·취소 이력, 데이터 내보내기 방법을 테스트 거래로 확인한 뒤 결정하세요.