사용인감계는 회사가 직접 만드는 서류예요. 법인인감과 평소 쓰는 사용인감을 한 장에 찍어 “이 도장도 우리 회사가 이 용도로 쓰는 도장”이라고 밝히고, 보통 법인인감증명서와 함께 내요.
입찰 마감을 앞두고 구비서류 목록에서 「사용인감계 1부」를 처음 보면 등기소에 가야 하나 싶죠? 공고문에 첨부 서식이 있으면 그걸 쓰고, 없으면 직접 만들면서 용도 칸을 챙기면 돼요.
사용인감계는 어디서 발급받나요? 🏢
사용인감계는 발급받는 서류가 아니라 회사가 작성하는 서류예요. 등기소가 증명해 주는 대상은 인감을 제출한 사람의 인감이고, 그 근거가 상업등기법 제16조·제25조예요.
쉽게 말하면 법인인감증명서는 공적인 신분 확인서, 사용인감계는 그 도장 주인이 “이 도장도 제가 씁니다”라고 쓴 소개장에 가까워요. 소개장을 믿게 하려고 신분 확인서를 같이 내는 구조죠.
2026년 11월 5일 국가법령정보센터의 상업등기법과 상업등기규칙 본문을 검색해 보니 「사용인감」이라는 말은 0건이었어요. 그래서 이 글의 칸 구성은 법정 서식이 아니라 실제 제출 서식과 실무 관행을 참고한 편집팀 제안이에요.
| 구분 | 법인인감증명서 | 사용인감계 |
|---|---|---|
| 만드는 곳 | 등기소·무인발급기 등 발급 절차 | 회사 |
| 증명하는 것 | 등기소에 제출된 인감 | 회사가 밝히는 사용인감과 용도 |
| 찍히는 도장 | 등록된 법인인감 | 사용인감 + 법인인감 |
| 양식 | 등기소 발급 형식 | 제출처 서식 또는 회사 작성 |
사용인감계는 언제 내나요? 📋
계약서나 입찰서에 법인인감 대신 다른 도장을 찍을 때 상대가 요구해요. 법인인감을 자주 꺼내지 않으려고 평소 도장을 따로 쓰는 회사라면 자주 만나는 서류예요.
실제 서식을 보면 요구 방식이 조금씩 달라요.
- 별도 서류로 요구: KEB하나은행의 2019년 입찰 서식은 구비서류에 사용인감계와 법인인감증명서를 각각 넣고 「3개월 이내 발급분」을 요구했어요.
- 신청서 안에 신고란: 한림대학교성심병원의 2026년 입찰 서식은 입찰참가신청서 안에 「본 입찰에 사용할 인감」 신고란을 뒀어요. 이런 곳은 신청서 칸이 그 역할을 해요.
그래서 인터넷 양식부터 받지 말고 공고문과 첨부 서식을 먼저 여세요. 제출처 서식이 있으면 칸을 임의로 바꾸지 않는 게 좋아요.
양식에는 어떤 칸이 필요한가요? ✍️
제출처 서식이 없다면 일곱 칸이면 충분해요. 상호, 본점 주소, 대표이사, 제출처, 용도, 작성일, 그리고 도장 두 개를 찍는 칸이에요.
바로 쓸 수 있게 빈 서식과 날인 대장을 한 파일로 만들어 두었어요. 파일에는 제출처가 자주 찾는 법인등록번호와, 반복 거래에 쓰는 사용 기간 칸도 넣었으니 필요 없으면 지워도 돼요. 사용인감계 양식과 날인 대장 내려받기(Word)
칸마다 틀리기 쉬운 곳은 이래요.
- 상호·주소·대표이사: 현재 등기사항증명서와 글자까지 맞춰요. 예전 주소가 남아 있는 서식을 재사용할 때 자주 어긋나요.
- 법인인감: 함께 내는 법인인감증명서의 도장과 같은 도장을 찍어요. 대조가 어렵게 번지면 다시 찍는 게 빨라요.
- 사용인감: 실제로 문서에 찍을 도장을 찍어요. 도장이 여러 개면 문서에 쓸 도장이 맞는지 찍기 전에 확인해요.
- 작성일: 제출처가 기한을 따질 수 있으니 실제 작성일을 적어요.
참고로 상업등기규칙 제35조 제4항의 크기 기준(1cm 정사각형에 들어가지 않고 2.4cm 정사각형에 들어가는 크기)은 등기소에 제출하는 인감 기준이에요. 사용인감에 그대로 적용된다는 조문은 찾지 못했어요.
이제 가장 많이 고민하는 용도 칸을 볼게요.
용도 칸은 어떻게 써야 하나요? 🎯
기본값은 제출처와 건명을 함께 쓰는 것이에요. 사용인감계는 한 번 건네면 회사 손을 떠나는 종이라, 어디에 쓰려고 낸 서류인지 문서만 봐도 알 수 있어야 해요.
| 상황 | 용도 칸 예시(가상) | 사내에서 남길 것 |
|---|---|---|
| 입찰·단건 계약 | 가람은행 △△ 용역 입찰 참가 및 계약 체결 | 공고 번호 |
| 같은 상대와 반복 거래 | 나래물산 물품 납품 계약 및 납품 서류, 2026.11.5.~2027.11.4. | 끝나는 날 |
| 상대가 포괄 문구 요구 | 나래물산과의 거래 일체 | 승인자와 요구 근거 |
사내 규정으로만 “이 도장은 입찰에만 쓴다”고 정해 두면 상대는 그 제한을 알기 어려워요. 상법 제389조 제3항이 준용하는 제209조 제2항은 대표권에 대한 제한을 선의의 제3자에게 대항하지 못한다고 정하고 있어요.
이 조문은 도장이 아니라 대표권에 관한 규정이에요. 그래서 “용도를 적으면 회사 책임이 사라진다”는 뜻으로 읽으면 안 돼요. 다만 제한을 상대가 볼 수 있는 문서에 적어 두어야 나중에 무엇을 위해 냈는지 설명할 자료가 남아요.
사용인감계의 용도 문구와 회사 책임의 관계를 직접 다룬 판결은 이번 확인에서 찾지 못했어요. 금액이 큰 계약이거나 이미 다툼이 있다면 변호사에게 문구를 확인받으세요.
유효기간은 3개월인가요? 📅
사용인감계 자체의 법정 유효기간은 이번에 확인한 상업등기법과 상업등기규칙 본문에서 찾지 못했어요. 3개월은 제출처가 서식에서 요구하는 기한인지 먼저 확인해야 해요.
헷갈리는 이유가 있어요. 상업등기규칙 제35조 제2항에도 「발행일로부터 3개월 이내」가 나오지만, 이건 등기소에 내는 인감신고서에 붙이는 인감증명 이야기예요. 거래처에 내는 사용인감계의 기한으로 옮겨 읽으면 안 돼요.
KEB하나은행 서식처럼 사용인감계까지 3개월 이내를 적어 둔 곳도 있어요. 회사가 직접 만드는 서류라 작성일을 기준으로 볼 가능성이 크지만, 기준일이 적혀 있지 않으면 제출처에 물어보는 게 가장 빨라요.
법인인감증명서는 어떻게 떼나요? 🖨️
대표적인 경로는 등기소 창구와 무인발급기예요. 상업등기규칙 제40조 제1항은 신청서와 인감카드 제시를, 제42조는 무인발급기 발급을 정하고 있어요.
전자증명서를 받은 경우에는 인터넷으로 신청한 뒤 등기소에서 받을 수도 있어요(제40조 제2항). 제42조의2에 따른 전자인감증명서는 조금 달라요.
제42조의3을 보면 전자인감증명서는 발급증을 지정 행정기관 등에 내는 방식이고, 출력물은 전자인감증명서로서 효력이 없어요. 일반 거래처가 종이 증명서를 요구한다면 이 방식으로 대신할 수 있는지 먼저 확인하세요.
인감카드도 함께 관리해야 해요. 제40조 제3항은 인감카드를 제시하면 발급 신청과 수령 권한이 있는 것으로 보거든요. 카드를 도장과 함께 아무나 꺼낼 수 있는 곳에 두면 통제가 약해져요.
날인 기록은 어떻게 남기나요? 🗂️
법정 장부는 아니지만 날짜·문서·제출처·용도·승인자·증명서 통수를 한 줄로 남기는 것을 권해요. 담당자가 바뀌어도 어디에 어떤 서류가 나갔는지 추적하려면 이 기록이 필요해요.
통수까지 맞춰 보면 빠진 기록을 쉽게 찾아요. 가상 예시로 11월 5일에 3통을 발급해 가람은행과 나래물산에 1통씩 냈다면 3 − 2 = 1통이 금고에 있어야 해요.
금고에 0통이면 기록 없이 나간 1통이 있다는 신호예요. 퇴사자가 맡던 업무라면 경리 인수인계서에 대장 위치와 카드·도장 보관자까지 함께 넘겨 주세요.
계약 자체를 전자로 체결한다면 도장 절차가 달라질 수 있어요. 상대가 받아 주는지 확인한 뒤 전자계약서 작성 순서를 함께 보세요. 거래처 계좌에서 대금을 출금하는 동의서처럼 법인 권한을 확인해야 하는 서류는 CMS 자동이체 출금동의 글도 참고할 만해요.
대표이사가 바뀌면 어떻게 하나요? 🔄
새 대표 기준으로 사용인감계를 다시 만드는 편이 안전해요. 상업등기규칙 제38조 제1항은 인감을 제출한 사람이 자격을 잃으면 등기관이 그 인감 기록을 폐쇄한다고 정하고 있어요.
그러면 예전 사용인감계에 찍힌 법인인감과 새 법인인감증명서의 도장이 맞지 않을 수 있어요. 대표 변경 등기 뒤에는 ① 새 증명서 발급 ② 서식의 대표자·도장 교체 ③ 진행 중인 제출처 확인 순서로 정리하세요.
자주 남는 질문 ❓
사용인감계는 어디서 발급받나요?
회사가 직접 작성해요. 등기소에서 발급받는 서류는 사용인감계가 아니라 법인인감증명서예요.
사용인감계 법정 양식이 있나요?
상업등기법과 상업등기규칙 본문에서는 사용인감이라는 말을 찾지 못했어요. 제출처 서식이 있으면 그 서식을 먼저 쓰세요.
사용인감계 유효기간은 몇 개월인가요?
이번에 확인한 두 법령 본문에서는 사용인감계 유효기간 규정을 찾지 못했어요. 제출처가 정한 기한을 공고나 안내문에서 확인하세요.
용도를 거래 일체라고 적어도 되나요?
제출처가 요구하면 쓸 수 있지만 범위가 넓어져요. 상대방 이름을 함께 적고 승인 기록을 남기세요.
대표이사가 바뀌면 사용인감계를 다시 만들어야 하나요?
새 대표 기준으로 다시 만드는 편이 안전해요. 대표 자격이 끝나면 등기소의 기존 인감 기록이 폐쇄되므로 새 법인인감과 증명서를 맞춰야 해요.
이 글은 편집팀이 2026년 11월 5일 국가법령정보센터 법령 본문과 공개 입찰 서식 2건을 대조해 검토했어요(AI 활용). 양식과 날인 대장은 편집팀 제안이며, 다른 법령이나 개별 기관의 내부 기준까지 전수 확인한 것은 아니에요. 제출처 요구와 개별 분쟁 판단은 해당 기관이나 변호사에게 확인해 주세요.
견적서 내용을 청구서에 또 옮겨 적으셨죠?
견적서가 그대로 청구서가 됩니다
견적서를 보내고, 계약이 끝나면 청구서로 이어지고, 입금 확인과 연체 안내까지. 견적부터 수납까지 청구스 하나로 이어집니다.
